由于国内知（zhī）识产权保护还不完善，在很多企业事（shì）业单位对电子文档缺乏（fá）基本的安全管理与防（fáng）护，员工可以随意（yì）上传下（xià）载（zǎi）和发放网络中的文件（jiàn），或者（zhě）通过电子邮件和移动硬盘，很轻松地把（bǎ）企业的许多重（chóng）要信息（xī）传递到（dào）网络外部。虽然（rán），作为（wéi）公司的管理者或相关应用部门都（dōu）希望公司相（xiàng）关（guān）的敏感信息资料（比如：财（cái）务数据、技术文档等）不能（néng）轻易地（dì）离开公（gōng）司的网（wǎng）络（luò）环境，甚（shèn）至不能在（zài）公司网络内部的随意（yì）地传递与交（jiāo）流（liú）。但是，管理者（zhě）往往面临诸多不利于数据防泄漏（lòu）的情况（kuàng），诸（zhū）如（rú）：
1）数据分散存储
用户可能会（huì）因为各种原因把数据分散（sàn）存（cún）储在不同的系统中。而这种分散存储（chǔ），因缺（quē）乏统（tǒng）一的（de）数据管控措施，非常容易导（dǎo）致敏感数据的丢失（shī）或泄（xiè）漏。
2）终端管（guǎn）理（lǐ）不善（shàn）
不安全的终端系统（tǒng）是造成敏感数据信息泄（xiè）漏的关键（jiàn）点，因终端系统管理不善可能造成信息泄漏的可能性主要（yào）性体现（xiàn）在：因人员频（pín）繁流动、访问权限及安全（quán）策略不能及时更新，造成（chéng）单位敏感数据（jù）的流失（shī）；
人员（yuán）出差、加班需利用便携（xié）式（shì）终端（duān）带走（zǒu）大量的敏感数据（jù），但无法提供（gòng）有效的（de）监控；
内（nèi）部人（rén）员通过终端有意或无（wú）意所导致；
终端（duān）遭受病毒和和黑客的入侵或文（wén）件破坏；
对移（yí）动存储介质（移动硬盘、U盘等（děng））缺少有效地安全管控，导致在使用中带来安全（quán）隐患，如（rú）丢失（shī）、中毒（dú）或违规使用（yòng）U盘拷贝信息等。
3)文（wén）件安（ān）全管控（kòng）不（bú）足（zú）
敏感文档安全（quán）管控不够，缺乏细粒度的分（fèn）级管理以及有效（xiào）地认证授权与（yǔ）访问控制（zhì）措（cuò）施，在存储时采用（yòng）明文保存，都可能导致（zhì）敏感信息的（de）泄露。
4）敏感信息的传输安全性问题
在数（shù）据传（chuán）输过程中除缺乏有（yǒu）效（xiào）地（dì）加密措施，信（xìn）息内容可能会被非法用户截获。
5）缺乏有效（xiào）地文（wén）档（dàng）安全管理制度
文档（dàng）管（guǎn）理部门缺（quē）乏有效地人（rén）员保密意识、文（wén）档安全管理制度以及相应的文档授权（quán）访问管理流程，也是造成敏感信息泄漏的一个（gè）主要原因（yīn）。
安（ān）鼎电子文档安全管（guǎn）理系统（tǒng）是针对计算机中的电子文档进行加（jiā）密保护、集中存储（chǔ）、安全流通的一套可信的（de）综合文档管理（lǐ）平台。系统首先实现单机上的文件加密存储，然后可以利用（yòng）网络环境将本机的文件通过加（jiā）密机硬件加密（mì）存放到一台数据服务（wù）器之中（zhōng），对服务器上的按（àn）企业组（zǔ）织（zhī）架构分用户权限（xiàn）进行管理（lǐ），各自用户（hù）文件相互独（dú）立。同时（shí）可以方便的（de）实现个人（rén）电脑（nǎo）与服务器上文（wén）件的双向（xiàng）更新，提供（gòng）了本（běn）地异（yì）地文档备份机制，全面提升文（wén）件的（de）存储（chǔ）安全系（xì）数（shù）。它有以（yǐ）下功（gōng）能：
移动办公环（huán）境或（huò）桌（zhuō）面办（bàn）公环境文件加密
系统在个（gè）人计（jì）算机上提供了一（yī）个（gè）加密存储（chǔ）的个人（rén）加密文件库。用户可以将需（xū）要使用的文（wén）件（jiàn）加密（mì）存储到个（gè）人加密文件库中。个人（rén）库以虚拟磁盘形式工（gōng）作。
文件集中加密存储（chǔ）
系统提供了一个（gè）以加密的形式存储文件（jiàn）的中心——中心加（jiā）密文（wén）件（jiàn）库，各用户（hù）可以将自己的文件存储到该中心。在（zài）中心加密文件（jiàn）库中的文件（jiàn）只（zhī）有文（wén）件拥有者自己可以（yǐ）访问（wèn），其他（tā）人无（wú）访（fǎng）问权。中心库（kù）可（kě）以与（yǔ）个人加密（mì）库文件互动（dòng）。文（wén）档密级标志（zhì）与访问控（kòng）制
所有（yǒu）存（cún）储（chǔ）到中心数据库的文档都（dōu）必须定义等级。对（duì）不同等级的（de）文件进行隔（gé）离存储，避免混淆。按照等级对文档的授（shòu）权交（jiāo）换进行严格控制，杜绝跨密级级别（bié）访问文件内容。
中心库文件授权共（gòng）享
文件拥有者可（kě）以将（jiāng）其中心加密文件库中的文件授权给其他用户查看和下载。这种授权需要具有审（shěn）批权限的管理员进行审批，避免了工（gōng）作人员（yuán）间直接拷贝文（wén）件带来的一些安全问题（tí）。授权审批操作（zuò）具（jù）有（yǒu）详细的（de）日志记录（lù）供事后审计。针对候审文档数量过多，审批（pī）工（gōng）作（zuò）量大（dà）的问题，提供（gòng）批量审批功能，提（tí）高（gāo）工作效（xiào）率。
中心库文（wén）件全文（wén）检索
用户在浏览中心库文件的过程中，可以（yǐ）根（gēn）据关键词对WORD、PPT、PDF、Excl、TXT等文（wén）件内（nèi）容进行检索（suǒ），进一步提高文（wén）件浏览的效率。全（quán）文检索也具（jù）有（yǒu）相应（yīng）的权限控制。
中心库文件全文检索（suǒ）
用户在（zài）浏览中心（xīn）库文件的过程中，可以根据关键词对WORD、PPT、PDF、Excl、TXT等文件内容（róng）进行检（jiǎn）索，进一步提高文（wén）件浏（liú）览的效率（lǜ）。全文（wén）检索也具有（yǒu）相应（yīng）的权限控制。
对（duì）上传中心文档库的（de）文件自动加入版（bǎn）本控制信（xìn）息。系统（tǒng）采用轻量（liàng）级（jí）版本控制系统，使得用户可以（yǐ）获（huò）取文档不同时期（qī）的版本内容，同一文件的不同版（bǎn）本也具有权限（xiàn）控制，提供受控版本访问机制。系统去掉不常用的版本（běn）控制机制，仅方（fāng）便了用（yòng）户（hù）使（shǐ）用，又提（tí）高了过程文档的（de）安全（quán）性。
丰（fēng）富的审计信息（xī）
系（xì）统对（duì）所有用户（hù）的操作行为（wéi）都可以进（jìn）行审计（jì），如什（shí）么人在（zài）什么时间、在哪台计算机上进（jìn）行了什么类型的操作、涉及到什（shí）么文件等都有详细（xì）记（jì）录（lù）。系统还提供了对审（shěn）计（jì）信（xìn）息的各种（zhǒng）管理（lǐ）与查询功（gōng）能（néng）。
网络加密传输
文档网络流（liú）转全（quán）部采用SSL加密通讯（xùn），避免（miǎn）网络监听和篡改，保（bǎo）证数据的一致（zhì）性、完整性（xìng）和可用性（xìng）。
特色描（miáo）述
集中与分布（bù）存储（chǔ）相结合（hé）
安鼎电子文档（dàng）安全（quán）管理系（xì）统（tǒng）除提供了（le）一个集中（zhōng）的中心（xīn）加密文（wén）件库（kù）外，还在个人计算机上构（gòu）件（jiàn）了个人加密文件库。文件在（zài）这两个库中都（dōu）可以保（bǎo）存。这样，文件除具有（yǒu）很好的保密性外，还具有一定（dìng）的容灾能力（lì），在中心（xīn）加密文件库崩溃或（huò）个人计算机损坏时（shí），文件都可以安全恢复。
支持文（wén）件同（tóng）步
通过支持移动办公设（shè）备和中心加密文件库（kù）的同步功能，使移动办公环境使用文件安全、简单便捷。
支持文件（jiàn）授权（quán）共（gòng）享
文（wén）件拥有者可（kě）以将（jiāng）其中心加（jiā）密（mì）文件库中的文件授权给其他用户查看，避免用户间直接通过文件拷贝共享文件。
三权分离的安全管理机（jī）制
系统（tǒng）置了系（xì）统管理（lǐ）员（yuán）、安（ān）全员、审计员（yuán）。
系统管理（lǐ）员完成系统的（de）组织机构（gòu）和用（yòng）户的建立。
系（xì）统安全员给用户（hù）解锁（suǒ），使系（xì）统管理员创建（jiàn）的用户能够进（jìn）入系统；系统安（ān）全员还能控制（zhì）用户的使用时（shí）间，控（kòng）制用户在（zài）某个时间里能否使（shǐ）用本系统；负责用户的权（quán）限管理；对系统（tǒng）中的每个用户的口令（lìng）进（jìn）行管（guǎn）理。
审计（jì）员监督系统中的所（suǒ）有操作。
万（wàn）一（yī）系（xì）统中的（de）某个人（rén）员发生意外，可通过系统安（ān）全员（yuán）来修改口令（lìng）完成（chéng）对信息的（de）脱密（mì）工作，但是，这项工作受系统审计员监督。
系统管理员、系统安（ān）全员以及系（xì）统审计员无法访问普通用户的（de）文件。
文件自动保护
当用户（hù）接入Internet时，电子（zǐ）文档安全（quán）管理系统会自动关闭对文件的（de）访问；当（dāng）用户退出系统时，系统（tǒng）自动执行文件入库保（bǎo）护；如果用户（hù）在规（guī）定的（de）时（shí）间内不操作计算机，系统自动退出并执（zhí）行（háng）文件入库保护。
管理简（jiǎn）单
系统（tǒng）提供了（le）文件分类功能，用户可按照自己的工作需要设置符（fú）合（hé）自己（jǐ）要求的分类方（fāng）法以便高效的管理存储在（zài）加密文件（jiàn）库中的文（wén）件。
系（xì）统管理员（yuán）根据本单位的情况创建组（zǔ）织机构，然后，在组织机（jī）构下创建对应的用户。
操作方便
整个系统操作（zuò）界面类似于WINDOWS资源管理器，其操（cāo）作十分简单。
电（diàn）子政务（wù）文档安全（quán）管理解决方（fāng）案 